Coordonnateur Congrès & Banquets

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Fairmont Le Château Frontenac

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Coordonnateur Congrès & Banquets

Dans les Hôtels Fairmont, notre service agréable et notre cuisine délicieuse font de chaque événement spécial une expérience vraiment mémorable, aussi bien dans nos décors variés qu’à l’extérieur. Votre vision et votre leadership au poste de coordonnateur congrès & banquets assureront le dévouement de l’équipe, l’efficacité des activités et une qualité de service dépassant les attentes de tous les clients.
 
Résumé des responsabilités :
Relevant du Directeur Service Congrès, les responsabilités et les fonctions essentielles du poste comprennent, sans s’y limiter :     
  • Proposer en permanence un service professionnel, avenant et attachant
  • Agir comme agent de liaison du département avec les clients, en l’absence de directeur.
  • Répondre efficacement aux demandes de renseignements et les transmettre/gérer convenablement.
  • Production et distribution de documents généraux comprenant, sans s’y limiter : les contrats, les demandes d’agrément, les lettres de mouvement de personnel, les organisations de banquets, les brochures précédant les congrès, les CV de groupe, les panneaux d’événements quotidiens, etc.
  • Les activités générales comprennent, sans s’y limiter : traiter les chèques d’acompte, envoyer par télécopieur et réceptionner les documents du département, envoyer les documents sortants, consulter le courrier entrant, surveiller les VIP, s’assurer du respect des dates-butoirs, créer les fichiers de réservation, les affiches sur le tableau du hall, la signalisation quotidienne, les ordres du jour/procès-verbaux des réunions, les bons de commande, etc.
  • Organiser les fichiers de réservation pour la restauration et/ou les congrès à compter de la date de départ et mettre à jour les activités précises dans les fichiers en permanence.
  • Obtenir/confirmer les informations liées à l’événement (comprenant, sans s’y limiter, les spécifications de la réunion, l’équipement audiovisuel, les listes de réservation de chambres, les besoins techniques, les besoins en matière d’exposition, de nourriture et de boissons, etc.) auprès du client, organiser et distribuer les CV de groupe, les ordres du jour des congrès, les organisations de banquets, les plans de salle, etc. à tous les partenaires d’exploitation avec précision et en temps opportun.
  • Gérer les événements internes de façon efficace pour permettre la maximisation des recettes tout en continuant à répondre aux besoins internes.
  • Réaliser les inspections sur place le cas échéant.  Être en mesure de répondre aux demandes de renseignements spontanées.
  • Assister à des réunions nécessaires au sein de l’hôtel qui concernent/sont concernées par le département des services traiteur, congrès et/ou événements.
  • Établir et entretenir les relations avec les clients avant, pendant et après les congrès, dépasser leurs attentes et les fidéliser.
  • Responsabilités supplémentaires indiquées par le directeur, le directeur adjoint ou le responsable.
Qualifications :
  • Expérience préalable dans un poste similaire ou connexe sur le marché du luxe privilégiée.
  • Capacité à se servir des applications Microsoft Windows et d’autres applications adéquates requises (Micros Opera S&C et Meeting Matrix privilégiés).
  • Un diplôme universitaire dans une discipline liée est privilégié
  • Excellentes compétences de communication requises, à l’écrit et à l’oral
  • Bilingue : Français et anglais
  • Leadership solide, excellentes compétences interpersonnelles et aptitudes à la résolution de problèmes.
  • Particulièrement responsable, fiable et respectueux de l’éthique.  Réputé pour son honnêteté et son intégrité.
  • Capacité à mener plusieurs tâches de front et à suivre les directives de plusieurs sources tout en établissant des priorités et en conservant le contrôle sur la charge de travail.
  • Doté d’un esprit d’équipe, d’une culture des résultats, très motivé et entreprenant.
  • Capacité à concentrer son attention sur les besoins des clients, en restant calme et courtois à tout moment.
  • Capacité à travailler le jour et le week-end au besoin.
     
    Exigences de visa :
  • Doit être légalement éligible à travailler au Canada.
    POSTULEZ DÈS AUJOURD’HUI : Que vous entamiez votre carrière ou recherchiez un emploi d’avenir, nous vous invitons à consulter le site www.fairmontcareers.com pour en savoir plus sur les Hôtels Fairmont et les opportunités extraordinaires qui vous sont offertes.
À PROPOS DES HÔTELS FAIRMONT
Chez Hôtels Fairmont, nous offrons à nos hôtes la meilleure expérience dans l’hôtellerie au sein de chacun de nos établissements. Nous savons que pour fournir les meilleurs services à nos hôtes, nous devons offrir ce qui se fait de mieux à nos employés. C’est pourquoi vous trouverez des opportunités professionnelles exceptionnelles en Amérique du Nord, dans les Caraïbes, en Europe, en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie-Pacifique, ainsi que les meilleures possibilités de formation, d’évolution de carrière, de reconnaissance et de récompenses du secteur. Hôtels Fairmont est une célèbre chaîne d’hôtels situés près d’adresses de renom telles que The Savoy à Londres, The Plaza à New York et le Fairmont Peace Hotel à Shanghai. Nos équipes sont guidées par les valeurs de respect, d’intégrité, de travail d’équipe et d’autonomie ; nous respectons les normes d’éthique et de qualité les plus élevées et traitons tous les collègues avec équité et dignité. Leader sur le plan communautaire et environnemental, Fairmont est également réputé pour ses pratiques touristiques éco-responsables et son programme primé Partenariat environnemental. Un avenir prometteur vous attend.
 
                                                      

 

Requirements

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Job type
Full-time
Location
Old Quebec, Ville de Québec, Canada
Department
Other
Starting in
As soon as possible
Duration of the contract
Indefinite

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