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Répond au téléphone, prend les messages et les transmet aux personnes concernées.
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Maintient et développe les bons rapports inter-départementaux entre le Directeur Général, Directeur
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Adjoint, les clients, le comité exécutif et les chefs de service.
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Tape à l’ordinateur tous les documents pour la Direction.
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Garde le bureau en ordre et le système de classement à jour, en tenant régulièrement à jour la liste En charge du classement pour la Direction.
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Garde une liste à jour des archives.
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Ouvre le courrier de la Direction, le date et le transmet au Directeur Général.
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Distribue les documents après avoir fait le nécessaire (photocopie…)
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Est responsable de l’organisation des réunions ainsi que de la distribution des convocations.
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Prend en note les comptes rendus des réunions si nécessaire. Est responsable pour le format final et la distribution.
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Mise à jour de l’échéancier.
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Rassemble les différentes procédures et tient à jour le manuel de procédures
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Assiste la Direction, si nécessaire, à la mise en place des Directeurs de garde.
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Prend les rendez-vous de la Direction.
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Fait les réservations par l’intermédiaire du Directeur Général, établit les échéances et contrôle les arrivées
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Accueille les clients en l’absence du Directeur Général.
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Maintient les stocks de fournitures et s’assure de leurs approvisionnements.
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Répond aux questionnaires clients et règle les éventuelles plaintes. Transmet les photocopies des questionnaires aux services concernés pour suivi.
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Gère les correspondances clients en incluant celles venant du siège Starwood.
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Met à jour et utilise les lettres types de l’ordinateur.
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S’assure que le Directeur Général a pris connaissance des documents déposés dans sa bannette, qu’une réponse a été apportée puis effectue le classement dans les dossiers concernés.
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Effectue toute autre tâche raisonnable demandée en relation avec les objectifs de l’hôtel.
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Travaille dans le respect des standards internes à l’hôtel
- Recueille les informations trouvées sur l’hôtel sur les réseaux sociaux. Assure un feed back régulier de ces informations, et met en œuvre les différents plan d’action demandés par sa hiérarchie.
- Est force de proposition sur les projets (social network) permettant de mettre en avant l’établissement par le biais des réseaux sociaux.
- Assure une confidentialité des informations reçues, lorsque cela est nécessaire.
- S’engage a véhiculer la marque sur les réseaux sociaux, sur chacun des interventions demandées.
- Met à jour les données demandées.
- Récupère quotidiennement ou mensuellement les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’hôtel (rapport de la Direction, GEI etc).
- Travaille en étroite collaboration avec le département du marketing.