Réceptionniste
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Réceptionniste

About the job

 

En tant qu’attaché(e) de clientèle au sein du Renaissance, vous êtes le premier ambassadeur avec lequel le client entre en contact. Votre sympathie, votre approche authentique crée une expérience unique et personnalisée lors du check in. Le succès de ce poste dépend du fait que nos clients se sentent comme chez eux dès leur arrivée.

 

Chez Renaissance, nous croyons que chaque Ambassadeur est un innovateur, un exploreur et un créateur de relations, quelqu’un qui sait identifier les détails clés permettant de rendre quelque chose unique et de conseiller à nos clients des informations curieuses sur notre ville.

 

 

 

Il est difficile de créer une expérience pour nos clients. L’attaché(e) de clientèle doit donc utiliser son expertise et ses relations avec les autres départements de l’hôtel (HSK, navigateurs) pour anticiper et répondre aux besoins des clients. L’attaché(e) de clientèle ne pas être uniquement passionné sur les offres locales et l’environnement, mais doit aussi avoir le souci du détail sur les informations données aux clients et sur leurs exactitude, et sur la sécurité utilisée lors des transactions.

 

 

 

Quelle que soit le poste que vous occupez, il y a certaines choses qui sont nécessaires pour réussir :

 

  • Soyez sûr que vous évoluez dans un environnement sûr, en suivant les procédures du groupe.

  • S’assurer que votre uniforme et votre présentation sont soignés et professionnels.

  • Maintenez la confidentialité, en protégeant les biens de l’entreprise

     

    Votre rôle nécessitera d’être derrière le desk mais aussi d’évoluer dans le hall de l’hôtel et d’agir autour de vous (vous déplacer, appeler les ascenseurs, porter des bagages, replacer des objets…).  

    Votre rôle est aussi de faire vivre la meilleure expérience et d’inspirer les clients et les Ambassadeurs  (Vivre leur vie pour découvrir).

 

Programme « Navigator »

  • Développer ses connaissances des attractions locales, de la culture locale et du type de clientèle de la marque Renaissance
  • Se mettre à jour sur l’environnement de l’hôtel, en incluant les soirées, les offres et préparer des recommandations spécifiques pour les clients.
  • Créer et utiliser des ressources personnelles et professionnelles pour offrir des recommandations uniques.
  • Communiquer les recommandations en suscitant l’intérêt de clients et des Ambassadeurs.

 

Relation clientèle

  • Accueillir et reconnaitre chaque client avec un sourire, un contact visuel et une salutation amicale verbale. Utilisez le nom du client quand cela est possible.
  • Engager les conversations avec nos clients sur leur séjour, les services de notre hôtel et sur ce qu’il leur a été proposé.
  • Anticiper les besoins des clients  en leur posant des questions pour être sûr de bien comprendre.  Ecouter, regarder les préférences des clients et agir en conséquence.
  • Dispenser l’assistance nécessaire pour les clients handicapés, incluant les déficiences visuelles, auditives ou physiques en suivant les procédures (escorter le client lorsque cela est requis, leur expliquer ce que vous faites, écrire sur un papier les directions demandées, écarter les objets qu’il y a sur leur passage)

 

Check-in/Check-out

  • Procéder à tous les check-in et check-out en confirmant les réservations sur l’ordinateur, en vérifiant les identités des clients, en sécurisant les procédures de paiement, en assignant les chambres et en donnant les clefs de chambres en accord avec les procédures de l’hôtel.
  • Préparer les comptes pour chaque client avant le check in selon les procédures (séparer chambre, taxe, comp, incidents)
  • Activez les clefs de chambre et les réactiver lorsque cela est nécessaire (clefs perdues) en vérifiant l’identité des clients.
  • Assigner et ajuster la répartition des chambres selon les préférences des clients lorsque cela est possible
  • Vérifier les factures clients
  • Classer les documents
  • Pré-enregistrer les clients et préparer leurs arrivées
  • S’assurer du bon code client et que toutes les informations soient expliquées dans le document
  • Communiquer aux ambassadeurs appropriés que des clients sont en attente d’une chambre disponible.
  • Vérifier les demandes de check-out tardifs et les approuver selon l’occupation
  • Coordonner avec le housekeeping le statut des chambres et le reporter aux clients concernés.
  • Obtenir et vérifier les clients exemptés de taxe.

 

 

 

 

 

 

Saluer/Escorte clients et services clients

  • Fournir aux clients des informations au regard des cadeaux, services, horaires et activités
  • Contacter les personnes et départements appropriés pour résoudre les appels clients, les requêtes, les problèmes.
  • Recevoir, enregistrer et transmettre les messages, les appels, les questions, les préoccupations dans leur totalité et avec une attention particulière.
  • Faire le suivi et s’assurer que les requêtes ou les problèmes ont été résolu avec satisfaction.

 

Rapport

  • Faire et vérifier les rapports journaliers, identifier les demandes spéciales 

 

Finance

  • Procéder à tous les paiements et ajustements (chargement des chambres, cash, débit, crédit)
  • Imprimer les rapports de crédit, vérifier les statuts de chaque paiement et faire le suivi
  • Accepter et enregistrer les réveils et en informer le département concerné

 

VIP

  • Répondre aux demandes spéciales des clients avec des besoins spécifiques.

 

Communication

  • Parler aux clients et aux collègues de travail de façon claire, appropriée et avec un langage professionnel.
  • Répondre au téléphone de façon appropriée. Répondre avec le sourire, utiliser le nom de l’appelant, transférer les appels aux bons services / bonnes personnes, demandez la permission avant de mettre la personne en attente, prendre et transférer les messages et remercier l’appelant avant de mettre fin à la conversation.
  • Discuter des sujets de travail, de l’activité ou des problèmes avec vos collègues, superviseurs, managers calmement et discrètement loin des zones publiques de l’hôtel.
  • Assister ses collègues et s’assurer qu’ils comprennent leurs tâches
  • Parler et écouter les autres ambassadeurs pour échanger des informations.

 

Travail d’équipe

  • Soutenir ses collègues de travail et les traiter avec dignité et respect
  • Développer et maintenir une relation de travail positive et productive avec les autres départements
  • Traiter les questions sensibles des ambassadeurs et des clients avec tact, respect, diplomatie et confidentialité.
  • Etre le partenaire et assister les autres pour promouvoir un bon environnement de travail et réaliser les objectifs.

 

Procédures

  • Protéger la vie privée et la sécurité des clients et des collègues de travail
  • Maintenir la confidentialité du matériel et des informations
  • Suivre les procédures du groupe et du département
  • S’assurer que son uniforme, son badge et son apparence sont propres, professionnels et en adéquation avec les standards et procédures de la marque.
  • Exécuter d’autres tâches raisonnables demandées par votre superviseur.
  • Sécurise les encaissements conformément à la politique et aux procédures, et suit les obligations comme stipulées dans le contrat de caisse.
  • Suit toutes les procédures et politiques de la société (SOP et LSOP), s’assure que son apparence est irréprochable et professionnelle. 
  • Maintient la confidentialité des informations, protège les actifs de la compagnie, protège la vie privée et la sécurité des clients et de ses collaborateurs.

 

 

Sécurité

  • Suivre les procédures de sécurité en matière de situations d’urgences (évacuation, catastrophe naturelles, urgences médicales)
  • Maintenir votre vigilance sur des personnes suspectes à l’intérieur de l’hôtel.
  • Reporter les incidents et accidents directement au manager
  • Identifier et corriger les procédures de travail non sécurisée et le reporter à votre manager

 

 

Tâches physiques

  • Etre habitué à travailler debout, marcher durant toute la période du shift.
  • Entrer les informations dans les systèmes
  • Déplacer, soulever, porter, tirer et placer des charges pesant 4,5 kilos maximum de façon autonome

 

Parking

  • Communiquer la procédure d’utilisation du parking aux clients
  • Dispatcher les bagagistes selon les besoins

 

Procédure de caisse

  • Procéder à tous les types de paiement (charger les chambres, cash, débit, crédit)
  • Procéder aux ajustements des vouchers, et des charges diverses
  • Compter votre caisse à la fin du service et la sécuriser
  • Equilibrer les recettes selon les procédures comptables
  • Faire le change aux clients
  • Obtenir une autorisation manuelle et suivre les procédures comptables lorsque le système est fermé
  • Encaisser les chèques et les traveller’s chèques
  • Compter la caisse en début de shift et s’assurer que les montants sont corrects et que le change est suffisant

 

La liste de ces taches n’est pas exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction de l’organisation et des besoins de l’hôtel.

 

 


 

Résumé des fonctions
 

Analytique :

    Apprentissage
  • Calcul arithmétique

  • Prise de décision

  • Résolution des problèmes

  • Compétences informatiques 

 

 

Compétences relationnelles :

 

 

  • Orienté service client

  • Travail d’équipe

  • Aisance relationnelle

Diversité des relations

    

Communication    

  • Communication orale

  • Ecoute

  • Anglais courant

  • Aisance rédactionnelle

  • Lecture

 

 

 

 

 

 

 

 

Compétences personnelles :

     

  • Comportement positif

  • Fiabilité

  • Intégrité

  • Excellente présentation

  • Résistance au stress

  • Adaptabilité/flexible

  • Prise d’initiative

         

 

 

 

 

 

 

Organisation :

Mutli-tâches

Gestion du temps

 

 

 

 

 

 

 

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The company

Le Renaissance Paris Arc de Triomphe est un hôtel Lifestyle 5* au cœur de l'effervescence parisienne, proposant des découvertes locales & des expériences uniques.
En plus de ses chambres au design moderne et contemporain, les clients pourront profiter de son restaurant Solis, lieu où se mêle une esthétique chaleureuse et colorée, inspirée des couleurs de la Méditerranée. Vibrez à travers une cuisine envoûtante pleine de saveurs ensoleillées, où le partage s’invite à table.

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