Receptionist

Addetto all’accoglienza
Gerarchicamente dipendente dal Deputy Manager
Generico
Gli addetti alla accoglienza sono responsabili di accogliere gli Ospiti e di fornire un'eccezionale assistenza al servizio clienti. Ciò comporta rispondere alle chiamate, rispondere alle domande e alle esigenze degli Ospiti e creare un ambiente accogliente. Questa figura è determinante per la reputazione di una struttura, per il suo buon funzionamento e i suoi futuri guadagni. Questa è la prima persona che un Ospite incontra al suo arrivo: pertanto, il modo in cui riceve e accoglie gli Ospiti rappresenta il biglietto da visita di una struttura. Il momento dell’accoglienza è una fase molto delicata e l’addetto all’accoglienza deve possedere un certo savoir-faire e specifiche qualità caratteriali per poter avere un impatto positivo sull’Ospite.

Gestione e responsabilità operative
- Risponde alle telefonate in modo educato mantenendo il colloquio informale ma sempre professionale.
- Risponde alle e-mail nel rispetto degli standard, in maniera professionale e sempre entro le 24 ore dalla ricezione.
- Accoglie gli Ospiti in modo cordiale, composto e professionale e risponde a tutte le loro richieste assistendoli durante il soggiorno in maniera proattiva cercando sempre di anticipare i loro bisogni ponendosi come referente per eventuali problemi o richieste.
- Mantiene la reception ordinata e si assicura che tutte le aree comuni siano sempre pulite e ordinate organizzando con la governante o manutenzione la pulizia delle stesse.
- Tiene nota delle richieste degli Ospiti e delle chiamate ricevute inoltrando messaggi ai destinatari.
- Si occupa dello smistamento interno della posta presente nella cassetta postale del resort e gestisce consegne di pacchi o spedizioni per gli Ospiti.
- Si assicura che la cancelleria dell’ufficio reception sia sempre rifornita e comunica al Deputy Manager la necessità di nuovi acquisti.
- Gestisce le prenotazioni; archivia la parte cartacea e registra tutti i dati e le note sul PMS.
- È responsabile di aggiornare la disponibilità delle stanze e provvede ad eventuali chiusure/aperture sul channel manager.
- Controlla i conti degli ospiti in partenza ed è responsabile di riscuotere pagamenti, addebitare servizi ed emettere relative ricevute fiscali/fatture.
- Si occupa di inviare i form di pre-arrival prima dell’arrivo dell’Ospite e si assicura che tutte le sue richieste siano segnate nelle note della camera all’interno del PMS.
- Si occupa di gestire le attività di conciergerie, prenotando attività come cene, degustazioni, massaggi ecc. per gli ospiti.
- Gestisce eventuali reclami in maniera educata, rispettosa e professionale riportando con chiarezza quanto accaduto, al Deputy Manager.
- Si occupa di compilare giornalmente il file “CONCIERGE”, sia nel formato sia cartaceo che online, per tenere informati tutti i reparti sugli Ospiti presenti in casa e le attività che svolgono.
- A fine giornata registra sul “Portale Alloggiati della Polizia di Stato” le presenze Istat e sul portale “Ricestat” le presenze per la tassa di soggiorno. Ogni trimestre si occupa di comunicare al Deputy Manager la quota da pagare per la tassa di soggiorno.

Standard e Team di lavoro:
- La divisa costituisce il biglietto da visita di una struttura alberghiera. Si richiede che sia sempre pulita con almeno un cambio per poter entrare in contatto con gli ospiti. L’azienda fornirà un cardigan con logo e il collaboratore dovrà provvedere alla camicia, ai pantaloni e alle scarpe. La camicia sarà bianca e il pantalone color beige o kaki (stile Carrera) – le scarpe saranno comode (es.: superga – modello clarks – mocassino scamosciato ecc) senza evidenti loghi, non lucide, con suola in gomma morbida, di colore grigio o beige o marroni o neri
- È in grado di lavorare in team ed in autonomia e comprende le potenzialità/criticità dei colleghi di tutti i reparti senza polemizzarne l’operato.
- Sa gestire le proprie ansie e criticità comportamentali per mantenere sempre un ambiente di lavoro rilassato ma allo stesso tempo produttivo.
- Lavora nel rispetto degli standard e della grooming aziendale e si assicura che i suoi colleghi facciano lo stesso.
- È responsabile di segnalare alla direzione eventuali atteggiamenti da parte di altri collaboratori che non rispettano la politica aziendale.
- I turni di lavoro verranno assegnati dalla direzione affinché la reception sia aperta dalle 8:00 alle 23:00.

Nello specifico deve possedere le seguenti caratteristiche e qualità:
- Persona calma, tranquilla e pacata perché in grado di risolvere problemi e situazioni di qualsiasi entità durante la Sua presenza in azienda.
- Sa accettare e mantenere le informazioni dell’azienda confidenziali senza divulgarle all’esterno o giudicarle e polemizzarne con gli altri colleghi o con i suoi diretti collaboratori.
- Sa mantenere riservatezza e compostezza nel dialogare con gli Ospiti del resort e interfacciarsi anche con i colleghi all’interno dell’azienda.
- È portavoce della filosofia e visione aziendale con i suoi colleghi e con gli Ospiti.
- Approccio multitasking, adattabilità a diverse condizioni lavorative e attitudine positiva al cambiamento e alla critica.
- Ottima conoscenza, scritta e parlata, della lingua italiana e della lingua inglese.
- Buona conoscenza dell’utilizzo del pc inclusivo del pacchetto office e della gestione delle email. Praticità nell’utilizzo di software di gestione alberghiera e channel manager (software utilizzati SimpleBooking –Hoasys)
- Deve essere capace di lavorare in team ma anche in autonomia senza mai dimenticarsi di coordinarsi con i colleghi degli altri reparti (housekeeping, manutenzione, sala, ecc.).
- Buon orientamento al business ed alla vendita, conosce bene le aree e servizi del resort e della Val d’Orcia, in modo da saperli proporre all’Ospite.
- Flessibilità a lavorare su turni che possono subire variazioni, date dall’operatività del resort.
- Lavora nel rispetto degli standard e della grooming aziendale.