Front Office Manager

La posizione

Per le nostre strutture di Roma ricerchiamo un Front Office Manager, riferimento per l’organizzazione e il coordinamento del dipartimento Front Office.

La figura assicura il corretto svolgimento delle attività di Front Office e Back Office, la qualità dell’accoglienza e il rispetto delle procedure aziendali, in costante collaborazione con la Direzione e le funzioni centrali coinvolte.

Il ruolo prevede la gestione del team, il controllo delle attività amministrative di reparto e il coordinamento operativo dei gruppi e degli eventi, secondo l’organizzazione della struttura.

Di cosa ti occuperai

• Coordinare e supervisionare il team Front Office, organizzando turni e coperture operative, curando la formazione delle nuove risorse e monitorando le performance del reparto;
• Supervisionare le fasi di check-in, soggiorno e check-out, assicurando attenzione agli ospiti VIP, alle richieste speciali e alla risoluzione delle eventuali criticità;
• Garantire la corretta gestione del PMS, verificando prenotazioni, profili, tariffe, disponibilità e stato delle camere, oltre alla completezza delle informazioni operative;
• Coordinare l’operatività dei gruppi, controllando room block, rooming list, assegnazioni delle camere, istruzioni di addebito e conti di gruppo, dall’arrivo alla partenza;
• Inserire e aggiornare nel PMS le opzioni relative a gruppi ed eventi e le successive modifiche, in coordinamento con Sales & Events;
• Prendere in carico le pratiche di gruppi ed eventi dopo la firma del contratto e il pagamento della prima caparra, curando il monitoraggio dei pagamenti successivi, la gestione operativa e la fatturazione;
• Predisporre e diramare gli ordini di servizio giornalieri e settimanali, verificando allestimenti e servizi e coordinando Housekeeping, Manutenzione e Food & Beverage per il corretto svolgimento degli eventi;
• Supervisionare la gestione di cassa, depositi, acconti, saldi e fatturazione, verificando la correttezza degli addebiti e delle istruzioni amministrative;
• Controllare le attività di Night Audit e le procedure di chiusura giornaliera;
• Verificare le commissioni dovute ad agenzie, OTA e altri partner, collaborando con Amministrazione e Finance per quadrature, riconciliazioni e gestione delle anomalie;
• Supervisionare inventari, materiali e servizi esterni del reparto, inclusi lavanderia e distributori automatici, controllando consumi, forniture, incassi e necessità di riordino;
• Mantenere un coordinamento costante con Housekeeping, Sales & Events, Food & Beverage, Manutenzione e Security per garantire continuità operativa e corretta gestione delle esigenze degli ospiti;
• Curare la documentazione del reparto e predisporre la reportistica per la Direzione, condividendo risultati, criticità e necessità di intervento.

Le attività relative a gruppi ed eventi possono variare in funzione della struttura e della sua organizzazione operativa.

• Esperienza consolidata nel Front Office alberghiero, con ruoli di responsabilità e di coordinamento del team;
• Solida conoscenza delle procedure di ricevimento e delle attività amministrative e di Back Office;
• Esperienza nella gestione operativa di gruppi ed eventi;
• Completa padronanza della lingua italiana e dell’inglese, parlata e scritta; la conoscenza di un’ulteriore lingua costituisce un plus;
• Buona padronanza dei sistemi gestionali alberghieri e del pacchetto Microsoft Office, con particolare riferimento a Excel;
• Capacità di leadership, organizzazione del lavoro e gestione delle priorità;
• Ottime capacità comunicative e relazionali, orientamento all’ospite e approccio professionale alla risoluzione delle problematiche;
• Precisione, affidabilità e capacità di collaborare con reparti e interlocutori differenti;
• La conoscenza del PMS Opera Cloud è considerata preferenziale.