Regional Meeting & Events Coordinator

Sommaire du poste :

Nous recherchons un(e) Coordinateur(rice) régional(e) Meeting & Events pour rejoindre notre équipe dynamique et motivée au sein de nos prestigieux hôtels à Bruxelles. Vous serez en charge de la planification, de l'organisation et de la coordination des événements. Votre rôle sera crucial pour assurer une expérience client exceptionnelle et maximiser le chiffre d'affaires de nos établissements.

Missions principales :

Commercial

·        Traitement et analyses des demandes clients

·        Qualification des demandes par téléphone

·        Construction d’offres sur-mesure adaptée au besoin du client

·        Rendez-vous client / site inspection

·        Suivi personnalisé et négociation commerciale

·        Construction d’une relation-client durable

·        Conversion des demandes

Administration et coordination

·        Encodage des blocks booking

·        Planification d’évènement en collaboration avec les autres départements

·        Mise à jour des blocks booking en fonction des changements

·        Mise à jour des activités

·        Rédaction d’offres et contrats

·        Rédaction de facture pro-froma

·        Suivi des paiements

·        Création des fiches de fonctions ou BEO

·        Préparation du « function meeting » en présence des chefs de départements

·        Accueil client à l’arrivée et introduction de l’équipe opérationnelle en charge

·        Contrôle des no-show et annulations

·        Analyse du feedback et prise de décision en conséquence

·        Contrôle de la facture

Profil souhaité :

·        Maîtrise du Français et de l’Anglais

• Créativité, ingéniosité, proactivité
• Organisation, autonomie, gestion du temps
• Sens du détail, rigueur, réactivité
• Communication : A l’aise au téléphone qu’en face à face ou par email