Coordonnateur(rice) des ventes événements / Catering Coordinator

Coordonnateur(rice) des ventes événements

Division : Ventes et Marketing

Département : Ventes et Événements

Se rapporte à : Directrice des événements

*En raison des lois locales en vigueur, nous privilégions les candidats qui détiennent la permission de travailler au Canada.  

Le rôle du coordonnateur(rice) des ventes est avant tout d’assister l’équipe commerciale dans les tâches administratives notamment en entrant les réservations reçues par l’équipe dans Opera en accord avec les standards de l’hôtel et avec les instructions des gérants des ventes. Une de ses tâches principales sera aussi de gérer l’aspect administratif des groupes dans Golden qui implique, la partie banquets lorsque des demandes de groupes seront associées à des besoins évènementiels.

De surcroît, elle sera amenée à mettre à jour les contrats liant l’hôtel avec les différents partenaires de même qu’auditer et vérifier que les comptes et activités soient tenus à jour. Elle apportera son aide quotidienne en fournissant les rapports utiles aux analyses de marchés afin que les commerciaux puissent effectuer leur prospection en ayant l’historique des comptes. Elle aidera à la centralisation, l’analyse et l’archivage des résultats avant que ceux-ci ne soient entrés dans la base de données par la Directrice des événements et le Directeur des Ventes.

Responsabilités principales 

• Entrer et maintenir à jour les réservations arrivant au département commercial dans Golden ainsi que d’autre sources variables de demandes ;  
  
  
• Entrer et maintenir à jour les demandes par téléphone et assister le département des ventes, banquet et marketing dans leur volume d’appel journalier ;
  
  
• S’assurer de bien distribuer toutes les demandes, selon les marchés des différents membres de l’équipe vente et banquet ;
  
  
• Participer à la gestion de tous les paramètres, rapports, audits relatifs au logiciel Golden ;
  
  
• Finaliser toutes les exigences des événements confirmés en maximisant le potentiel de revenus par la vente incitative. Assurer du même coup une communication efficace par écrit (Sommaires, BEO et rapports quotidiens) et en personne avec tous les services impliqués afin d’assurer le succès des événements ;
  
  
• Implication dans la préparation du Forecast ;
  
  
• Informer le directeur des ventes de tout problème, ou situation particulière dès que possible afin de pouvoir adopter des mesures correctives si nécessaire ;
  
  
• Superviser le déroulement des évènements banquets. Faire la vérification des espaces avec le directeur des banquets et si nécessaire la directrice de l’entretien ménager. S’assurer que le client est satisfait avant le début de l’événement ;
  
  
• Maintenir à jour toutes les informations (calendrier de dépôts, mise-à-jour des réservations, activités) dans notre système Golden ;
  
  
• Se conformer aux standards Four Seasons pour les ventes et marketing, tout en travaillant harmonieusement avec l’équipe ainsi qu’avec les membres du comité exécutif ;
  
  
• Avoir une excellente connaissance des services et équipements offerts par les compétiteurs de l’hôtel ;
  
  
• Tenir ses superviseurs totalement et rapidement informés de tous les problèmes ou sujets significativement inhabituels arrivés à son attention afin que des actions correctives puissent être rapidement menées au moment opportun ;
  
  
• Résoudre des situations complexes et pouvoir faire face aux plaintes qui relèvent de ses responsabilités et prendre les mesures nécessaires selon le cas ;
  
  
• Comprendre et utiliser avec minutie les outils informatiques tels que Golden afin de s’assurer que l’équipe au complet soit au courant des activités importantes et mises à jour des comptes suivis ;
  
  
• Connaître un minimum les marchés de ses collègues afin de pouvoir les assister et répondre aux questions éventuelles des clients lorsque ses collègues sont absents ;
  
  
• Exécuter toutes autres tâches connexes entre autres de s’occuper de la tenue de tous les événements internes tels formations, dégustations, réunions départementales
  
  
• Suivre le plan de crise établit en cas de situation urgente ou dangereuse
  
  
• Effectuer toute tache nécessaire pour le bon fonctionnement du département, sous la supervision de la Directrice des événements.
  
  

Qualifications et compétences souhaitées

• Pouvoir communiquer en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit (niveau expert);
  
  
• Avoir une bonne résistance au stress et le gérer de manière positive et efficace ;
  
  
• Être à l’aise dans un environnement à cadence rapide ;
  
  
• Faire preuve d’un très bon esprit d’équipe ;
  
  
• Intérêt et aptitude à offrir un service hors pair à nos clients internes, externes et nos fournisseurs ;
  
  
• Avoir une excellente présentation, une bonne élocution, en français et en anglais, et de bonnes compétences relationnelles pour correspondre aux attentes d’une clientèle haut de gamme.
  
  
• Maintenir un aspect professionnel et se conduire de façon mature et avec intégrité en tout temps, incluant les représentations à l’extérieur de l’hôtel ;
  
  
• Attention au détail et capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement dynamique ;
  
  
• Être organisé, très méticuleux et débrouillard ;
  
  
• Faire preuve de créativité et d’esprit d’initiative ;
  
  
• Bonnes compétences informatiques, y compris une connaissance pratique de MS Word, Excel, Publisher et Power Point, et des systèmes Opera et Golden ;
  
  
• Expérience antérieure de 2 à 3 ans dans un poste similaire ;
  
  
• Diplôme collégial en gestion hôtelière, en administration ou domaine connexe.
  
  

Avantages pour vous     

• Couverture maladie complémentaire (soins dentaires, vision, assurance-vie, RMT, médicaments sur ordonnance, etc.) après la période probatoire ;   
  
  
• Réductions au restaurant MARCUS et à notre spa 5 étoiles ;    
  
  
• Journées et événements de reconnaissance du thème des employés - Employé du mois, célébrations des années de service, événements d'anniversaire, etc.    
  
  
• Repas gratuit par quart de travail dans la salle à manger de nos employés (Café 1440) ;    
  
  
• Plan de retraite avec contribution de l’employeur ;    
  
  
• Congés payés, jours de vacances et 2 jours fériés flottants supplémentaires par an ;    
  
  
• Excellent programme de formation et de développement ;    
  
  
• Programme de voyage des employés, y compris les séjours gratuits au Four Seasons dans le monde (selon la durée du service et sous réserve de disponibilité).  
  
  

La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients.

Notre organisation est un employeur sensibilisé envers l’équité professionnelle et qui s'engage à recruter une main-d'œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. L’usage du masculin n’est utilisé qu’aux fins d’alléger le texte. Nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l'appartenance ethnique, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, du handicap ou de toute autre base protégée par les lois provinciales ou fédérales.

vincial or federal law.

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Sales and Catering Coordinator

Division: Sales and Marketing

Department: Sales and Catering

Related to: Director of Catering   

*Due to local laws, we prioritize applicants who have permission to work in Canada.

The role of the sales coordinator is above all to assist the sales team in administrative tasks, notably by entering the reservations received by the team in Opera in accordance with the hotel standards and with the instructions of the sales managers. One of its main tasks will also be to manage the administrative aspect of the groups in Golden, the banquets part when group requests will be associated with event needs.

In addition, it will have to update the contracts linking the hotel with the various partners as well as audit and verify that the accounts and activities are kept up to date. It will assist on a daily basis by providing useful reports for market analysis so that salespeople can conduct their prospecting by having account history. It will help centralize, analyze and archive results before they are entered into the database by the Sales Manager.

Essential functions:

• Receive, qualify and assign incoming telephone leads in accordance with Four Seasons Standards
  
  
• Receive other incoming phone calls and assist with overflow calls for Catering, Conference Services, Marketing and Executive Office
  
  
• Receive and assign sales leads via various lead generating sources
  
  
• Prepare accurate proposals and contracts, using Golden, MS Word and Adobe PDF
  
  
• Prepare all collateral, gifting and function rooms for incoming site inspections
  
  
• Answer client correspondence as needed by the Sales & Catering Teams to provide sales support
  
  
• Prepare accurate written correspondence including emails, invoices, proposals using MS Word or Publisher, Golden, and Outlook
  
  
• Maintain Golden accounts, including deposit schedules, creating and updating bookings, and manipulating events in the function diary
  
  
• Comply with Four Seasons standards for sales and marketing, while working harmoniously and professionally with co-workers and Planning Committee.
  
  
• Perform other tasks or projects as assigned by resort management
  
  
• Perform all tasks in the absence of sales and marketing coordinator colleagues
  
  
• Participate in scheduled departmental and administrative meetings as requested
  
  
• Participate in the management of all parameters, reports, audits related to Golden Sales & Catering;
  
  
• Complete all confirmed event requirements by maximizing revenue potential through incentive sales. At the same time, ensure effective written communication (Summary, BEO and daily reports) and in person with all the services involved in order to ensure the success of the events;
  
  
• Ensure the accuracy of banquet cheques and the compliance of invoices after the event. Prepare a monthly event report;
  
  
• Following the crisis plan establishes in case of an urgent or dangerous situation;
  
  
• Conduct Golden S&C Audits to ensure that the entire team is aware of important activities and updates to the accounts tracked;
  
  
• Perform any other related tasks.
  
  

Qualifications and Skills Desired

• Have excellent presentation skills and are able to speak fluently in French and English (expert level);
  
  
• Good relational skills to match the expectations of a high-end clientele;
  
  
• Have good resistance to stress and manage it in a positive and effective way;
  
  
• Be comfortable in a fast-paced environment;
  
  
• Be a very good team player;
  
  
• Interest and ability to provide outstanding service to our internal, external and supplier customers;
  
  
• Maintain a professional look and conduct yourself in a mature manner and with integrity at all times, including performances outside the hotel;
  
  
• Attention to detail and the ability to perform multiple tasks in a dynamic environment;
  
  
• Be organized, creative, meticulous and resourceful;
  
  
• Good computer skills, including practical knowledge of MS Word, Excel, Publisher and Power Point, and Opera and Golden Sales & Catering systems;
  
  
• Previous experience of 2 to 3 years in a similar position;
  
  
• College degree in hotel management, administration or related fields.
  
  

What's in it for you?     

• Extended Health Coverage (dental, vision, life insurance, RMT, prescription drugs, etc) after probationary period;    
  
  
• Discounts at MARCUS Restaurant and our 5- Star Spa;    
  
  
• Employee theme recognition days and events- Employee of the month, Years of service celebrations, birthday events, etc… ; 
  
  
• Complimentary meal per shift in our employee dining room (Café 1440) ;    
  
  
• Retirement plan with employer contribution;    
  
  
• Paid time off; vacation days and 2 additional floating holidays per year;    
  
  
• Excellent training and development program;    
  
  
• Employee Travel Program, including complimentary stays at Four Seasons globally (by length of service and subject to availability).   
  
  

The list of tasks specified above is not exhaustive, the function will require a constant adaptation to situations of high activity and specific management of customer relations. 

*Our organization is an equal opportunity employer committed to hiring a diverse workforce and sustaining an inclusive culture. We do not discriminate on the basis of gender, ethnicity, religion, sexual orientation, age, disability or any other basis protected under provincial or federal laws.