Responsable des achats / Purchasing Manager

Responsable des achats  

Division : Finance 

Département : Approvisionnement 

Se rapporte à : Directeur des finances 

* En raison des lois locales, nous considérerons prioritairement les candidats l’autorisation de travailler au Canada, et s’exprimant couramment en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit. 

Le Four Seasons Hôtel Montréal est à la recherche d'une personne qui partage notre passion pour l'excellence et qui est enthousiaste à l'idée de créer une expérience client mémorable. 
Nous recherchons une personne ayant une éthique de travail solide, un haut niveau d'intégrité, un souci de qualité, une sensibilité transculturelle et une orientation service à la clientèle. 

Le responsable des achats gère et coordonne les opérations globales du service des achats, de la réception et des magasins afin de s’assurer que tous les services de l’hôtel disposent des fournitures nécessaires pour s’acquitter de leurs tâches de manière efficace, dans les limites des budgets opérationnels. Le responsable des achats s'assure que l'hôtel fonctionne dans le respect de toutes les politiques et procédures locales et d'entreprise liées à la fonction achats, y compris la conformité aux programmes d'achat d'entreprise et aux initiatives d'achat de groupe, le cas échéant. Le responsable des achats est chargé de maintenir le plus haut niveau d'intégrité et de transparence dans les relations avec les partenaires commerciaux et de veiller à ce que les activités soient attribuées équitablement. 

Qualifications et compétences

• Connaissance des principes comptables généralement reconnus et connaissance de tous les postes des achats et du contrôle des aliments et des boissons ; 
  
  
• Maintenir des relations harmonieuses et professionnelles avec tous les départements afin de promouvoir des procédures d'achat efficaces ; 
  
  
• Avoir de solides compétences interpersonnelles et relationnelles pour travailler avec des équipes inter fonctionnelles ; pour négocier avec les fournisseurs et influencer les parties intéressées ; 
  
  
• Solides compétences en matière de négociation ; 
  
  
• Attention au détail et capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement dynamique; 
  
  
• Approche novatrice à la résolution de problèmes ; 
  
  
• Compétences en analyse quantitative ; 
  
  
• Solides compétences informatiques, y compris une connaissance pratique de MS Word, Excel ; 
  
  
• Haut niveau de professionnalisme et d’intégrité tout en préservant la confidentialité des opérations qu’il gère ; 
  
  
• Respecter et mettre en application les règles de travail et les standards de conduite des catégories 1 et 2 de Four Seasons, tels qu'ils sont définis dans l'EmPact ; 
  
  
• Intérêt et aptitude à offrir un service hors pair à nos clients internes, nos invités et nos fournisseurs ; 
  
  
• Expérience antérieure de 3 à 5 ans dans un poste similaire ou de gestion hôtelière ; 
  
  
• Diplôme collégial en gestion hôtelière ou domaine connexe.  
  
  

Responsabilités principales 

• Coordonner et gérer les opérations globales du service des achats, de la réception et des points de ventes afin de veiller à ce que tous les services de l'hôtel disposent des fournitures suffisantes pour exercer leurs activités de manière efficace ; 
  
  
• Identifier et définir les besoins, analyser les dépenses, préparer les appels d’offre et prospecter les marchés avec l’objectif principal d’optimiser les coûts et de réduire les dépenses ; 
  
  
• S'assurer que l'autorisation appropriée a été obtenue pour tous les contrats d'achat spécifiques à l'hôtellerie et mener, gérer et compléter les soumissions concurrentielles conformément à la politique et s'assurer que les soumissions sont au dossier, le cas échéant, avant l'exécution des contrats ; 
  
  
• S'assurer que les conditions de l'accord de management et de tous les autres accords d'achat sont respectées ; 
  
  
• Surveiller l'état des stocks à rotation lente et veiller à ce qu'un rapport sur les stocks à rotation lente soit diffusé chaque mois au directeur des finances et aux chefs de département concernés ; 
  
  
• S'assurer que toutes les demandes de bons de commande sont correctement documentées et comptabilisées, complétées et approuvées avant qu'un bon de commande ne soit préparé et que les articles ne soient achetés ; 
  
  
• Établir et maintenir des stocks de référence sur tous les articles inventoriés, en gardant à l'esprit que les niveaux de stocks doivent être maintenus aussi bas que possible sans pour autant compromettre l'efficacité de l'hôtel ; 
  
  
• Agir à titre de représentant de la compagnie auprès des fournisseurs. Coordonner au quotidien un panel de fournisseurs, diriger les négociations avec eux, évaluer leur performance et élaborer les contrats avec ceux-ci ; 
  
  
• Demeurer à l’affût des nouveaux produits et des produits alternatifs sur le marché et consulter la direction de l'hôtel sur les produits afin d'améliorer la rentabilité et les normes de qualité ; 
  
  
• Répondre aux demandes générales des employés et des fournisseurs de manière efficace, courtoise et professionnelle ; 
  
  
• Veiller à ce que le département travaille en étroite collaboration avec le chef et le directeur de la Restauration pour acheter des produits de la plus haute qualité tout en recherchant constamment le prix le plus compétitif ; 
  
  
• Maintenir la confidentialité des informations dans le département, y compris les conversations, les informations personnelles et les données financières ; 
  
  
• Superviser, former et motiver les employés du service des achats afin qu'ils comprennent parfaitement toutes leurs fonctions et responsabilités ;  
  
  
• Prendre les mesures appropriées en matière de personnel (c'est-à-dire embaucher, féliciter, discipliner, évaluer, etc.) avec les employés du service des achats selon les besoins ; 
  
  
• Mener des audits fréquents de contrôle de la qualité pour s'assurer que le personnel est correctement formé et suit les procédures établies ; 
  
  
• Coordonner et participer, si nécessaire, à tous les inventaires de fin de mois, trimestriels ou annuels de la nourriture, des boissons, des équipements et des fournitures de fonctionnement;  
  
  
• Participer à l'inventaire annuel des équipements d'exploitation en circulation et aider à l'examen et au rapprochement des écarts ; 
  
  
• Aider le commis aux comptes créditeurs à rechercher tout écart sur les factures ; 
  
  
• Définir la stratégie d’achats et ses objectifs, gérer la démarche qualité, vieille à l’application des procédures générales de la direction des achats qu’ils établies lui-même, pour répondre aux différents impératifs (coûts, quantités, etc.) fixés par l’entreprise ; 
  
  
• Organiser des réunions mensuelles des achats avec les employés ; 
  
  
• Surveiller les coûts journaliers et préparer et examiner le rapport quotidien et mensuel sur les coûts des aliments et des boissons ; 
  
  
• Veiller à ce que tous les lieux de stockage soient sûrs, propres et correctement organisés. 
  
  
• Exécuter toute autre tâche connexe. 
  
  

Avantages pour vous     

• Couverture maladie complémentaire (soins dentaires, vision, assurance-vie, médicaments sur ordonnance, etc.)  dès l’entrée en poste;  
  
  
• Réductions au restaurant MARCUS et à notre spa 5 étoiles;     
  
  
• Journées et événements pour les employés tels qu'Employé du mois, célébrations des années de service, événements d'anniversaire, et plus encore!      
  
  
• Repas gratuit par quart de travail dans la salle à manger de nos employés (Café 1440);    
  
  
• Plan de retraite avec contribution de l'employeur;   
  
  
• Congés payés: jours de maladie, jours de vacances et 2 jours fériés flottants supplémentaires par an;     
  
  
• Opportunités de formation, de développement et de mobilité;  
  
  
• Programme de voyage des employés, y compris les séjours gratuits au Four Seasons dans le monde (selon la durée du service et sous réserve de disponibilité);     
  
  
• Et plus !    
  
  

La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients.  

Notre organisation est un employeur sensibilisé envers l’équité professionnelle et qui s'engage à recruter une main-d'œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. L’usage du masculin n’est utilisé qu’aux fins d’alléger le texte. Nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l'appartenance ethnique, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, du handicap ou de toute autre base protégée par les lois provinciales ou fédérales. 

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Purchasing Manager 

Division: Finance 

Department:  Purchasing 

Reports to: Director of Finance 

* Due to local laws, we will prioritize applicants having the right to work in Canada, and who can communicate fluently in French and English, both orally and in writing. 

The Four Seasons Hotel Montreal is looking for someone who shares our passion for excellence and who is excited about creating a memorable customer experience. We are looking for a person with a strong work ethic, a high level of integrity, a concern for quality, a transcultural sensitivity and a customer service orientation. 

The Purchasing Manager manages and coordinates the overall operations of the Purchasing, Reception and Stores Department to ensure that all hotel services have the necessary supplies to perform their duties efficiently, in a timely manner, and within the limits of operational budgets. The Purchasing Manager ensures that the hotel operates in compliance with all local and corporate policies and procedures related to the purchasing function, including compliance with corporate purchasing programs and purchasing initiatives groups, where appropriate. The Purchasing Manager is responsible for maintaining the highest level of integrity and transparency in relations with business partners and ensuring that activities are allocated fairly. 

Qualifications and Skills 

• Knowledge of generally accepted accounting principles and knowledge of all purchasing and food and beverage control positions; 
  
  
• Maintain harmonious and professional relationship with all departments and Home Office to promote effective purchasing; 
  
  
• Strong interpersonal and relationship-building skills to work with cross-functional teams; to negotiate with vendors and influence stakeholders; 
  
  
• Strong negotiation skills; 
  
  
• Attention to detail and ability to multitask in a dynamic environment; 
  
  
• Innovative approach to problem solving; 
  
  
• Quantitative analysis skills; 
  
  
• Strong problem-solving, decision-making, conflict-resolution and strategic-thinking skills. 
  
  
• Strong computer skills, including a working knowledge of MS Word, Excel; 
  
  
• High level of professionalism and integrity while preserving the confidentiality of the operations it manages; 
  
  
• Comply with and enforce Four Seasons’ Category One and Category Two Work Rules and Standards of Conduct as set forth in EmPact; 
  
  
• Interest and ability to provide outstanding service to our internal clients, guests and suppliers; 
  
  
• Previous experience of 3 to 5 years in a similar position or hotel management; 
  
  
• College diploma in hotel management or related field. 
  
  

Core Responsibilities 

• Coordinate and manage the overall operations of the Purchasing, Receiving and Stores Department to ensure that all hotel services have sufficient supplies to perform their duties effectively; 
  
  
• Identify and define needs, analyze expenses, prepare proposals and prospect markets with the main objective of optimizing costs and reducing expenses; 
  
  
• Ensure proper authorization has been obtained for all hotel-specific purchasing contracts and conduct, manage and complete competitive bids in accordance with policy and ensure bids are on file where applicable prior to execution of contracts; 
  
  
• Ensure Management Agreement and all other Purchasing Agreement terms and conditions are fulfilled; 
  
  
• Monitor the status of slow-moving stocks and ensure a Slow-Moving Stocks Report is circulated monthly to the Director of Finance and the respective Division Heads concerned; 
  
  
• Ensure that all purchase order requests are properly documented and accounted for, completed and approved before a purchase order is prepared and the items are purchased; 
  
  
• Establish and maintain par stocks on all inventoried items, keeping in mind that inventory levels must be kept as low as possible without compromising the efficiency of the hotel; 
  
  
• Act as a representative of the company to suppliers. Coordinate a panel of suppliers on a daily basis, lead negotiations with them, evaluate their performance and draw up contracts with them; 
  
  
• Stay abreast of new products and alternative products on the market and consult the hotel management on products to improve profitability and quality standards; 
  
  
• Respond to general inquiries from employees and suppliers in an efficient, courteous and professional manner; 
  
  
• Ensure that the department works closely with the Chef and the Food & Beverage Director to purchase the highest quality products while constantly searching for the most competitive price; 
  
  
• Maintain the confidentiality of information in the department, including conversations, personal information and financial data; 
  
  
• Manage a small team, provide training, animation, coaching and performance management; 
  
  
• Supervise, train and motivate Purchasing Department employees to thoroughly understand all of their duties and responsibilities; 
  
  
• Take appropriate personnel-related action (i.e. hire, commend, discipline, evaluate, etc.) with Purchasing staff as required; 
  
  
• Conduct frequent quality control audits to ensure staff is properly trained and following established procedures; 
  
  
• Coordinate and participate as necessary in all month-end, quarterly or annual inventories of food, beverage, operating equipment and supplies; 
  
  
• Participate in the annual circulating Operating Equipment inventory and assist in review and reconciling of discrepancies; 
  
  
• Assist Accounts Payable Clerk in researching any discrepancies on invoice; 
  
  
• Define the purchasing strategy and its objectives, manage the quality approach, old to the application of the general procedures of the purchasing department that it establishes itself, to meet the different imperatives (costs, quantities, etc.) set by the company; 
  
  
• Hold monthly department meetings with staff; 
  
  
• Monitor daily costs and prepare or review a daily and month-to-date Food & Beverage Cost Report; 
  
  
• Ensure that all storage areas are secure, clean and properly organized; 
  
  
• Perform any other related tasks. 
  
  

What’s in it for you?    

• Extended Health Coverage (dental, vision, life insurance, RMT, prescription drugs, etc.).   
  
  
• Discounts at our MARCUS Restaurant and our 5 Star Spa.     
  
  
• Employee themed recognition days and events such as Employee of the month, Service milestone celebrations, birthday events, and more!   
  
  
• Complimentary meal per shift in our employee dining room (Café 1440).     
  
  
• Retirement plan with employer contribution.     
  
  
• Paid time off including sick days, vacation days and 2 additional floating holidays per year.     
  
  
• Excellent training, development, and mobility opportunities.  
  
  
• Employee Travel Program, including complimentary stays at Four Seasons globally (by length of service and subject to availability).    
  
  
• And so much more!  
  
  

The list of tasks specified above is not exhaustive, your function will require a constant adaptation to situations of high activity and specific management of customer relationships.  

Our organization is an employer who is aware of professional equity and is committed to recruiting a diverse workforce and maintaining an inclusive culture. The use of the masculine is only used for the purpose of lightening the text. We do not discriminate on the basis of gender, ethnicity, religion, sexual orientation, age, disability or any other base protected by provincial or federal law.