ASSISTANT CHEF DE RECEPTION (H/F)

Hotel Brand: InterContinental
Location: New Caledonia, Lifou

Hotel: Lifou Wadra Bay Resort (LIFWB), Tribu de MOU, 98820

Job number: 125698



Le/ l’Assistant(e) Chef de Réception fait partie du service Front Office. 

Le/ l’Assistant(e) Chef de Réception est sous l’autorité de la Chef de Réception.

Le/ l’Assistant(e) Chef de Réception est amené à travailler sur tout poste rattaché au Front Office: Desk Reception, Desk Guest Service, poste back office personnel. 

Il/ elle est également amené(e) à se déplacer dans tout le Resort lors des visites des lieux aux clients et accompagnement en chambre.

PRÉSENTATION DU POSTE

Le/ l’Assistant(e) Chef de Réception est le bras de la Chef de Réception. 

Le/ l’Assistant(e) Chef de Réception est le/ la garant(e) de la qualité du service à la clientèle. Il/ elle accueille les clients avec un service personnalisé et chaleureux en respectant les différents standards et procédures de l’hôtel.

Le/ l’Assistant(e) Chef de Réception organise le travail de la Réception en fonction de l’occupation de l’hôtel, des arrivées et départs du jour. 

Il/ elle planifie, supervise et contrôle le travail du personnel du Front Office. 

Il/ elle assure des shifts du matin, du soir ou de journée. 

Il/ elle travaille avec les logiciels Opera, Concerto et Stay Please.

 

Chez  InterContinental® Lifou Wadra Bay Resort, nous voulons que le client se sente spécial, cosmopolite et au courant, nous avons donc besoin que :

• Vous soyez charmant(e) en étant à la fois facile d'accès, confiant(e) et respectueux (se).
• Vous restiez dans le moment en comprenant et anticipant les besoins du client, en étant attentif (ve) et en prenant l'initiative d'agir.
• Vous rendiez l'instant inoubliable en étant au courant, en partageant des anecdotes et en montrant votre style pour créer des moments qui permettent au client de se sentir spécial.

RESPONSABILITÉS

Le/ l’Assistant(e) Chef de Réception intervient et supervise l’ensemble des opérations du Front Office : 

Accueil aéroport, transfert, check in, check out, prise de réservation, standard téléphonique, facturation, service client, suivi administratif, service bagage.

En lien avec la Chef de Réception, le/ l’Assistant(e) Chef de Réception établit les procédures du service et veille à ce qu'elles soient respectées. 

Il/ elle assure la formation du personnel de la Réception et joue un rôle important dans la communication et l'esprit d’équipe.

Véritable leader, il/ elle se doit de montrer l'exemple à l'équipe de la Réception et les guider par son professionnalisme et son service client engagé. 

Il/ elle fait se sentir le client spécial, en personnalisant son service et en reconnaissant nos clients VIP. 

Il/elle est en lien avec tous les services de l’hôtel et joue un lien important sur la communication interne avec tous les départements. 

Ses activités sous la responsabilité de notre Chef de Réception sont :

▪ Supervise l’ensemble des opérations du Front Office : check in, check out, prise de réservation, standard téléphonique, facturation, service client, suivi administratif, service bagages

▪ Veille à ce que toutes les procédures et check list mises en place soient respectées

▪ Connaît parfaitement le programme de fidélité IHG® One Rewards, membres et avantages

▪ S’assure que la reconnaissance de nos clients IHG® soit respectée, ainsi que les avantages attribués

▪ Veille à ce que la communication du service soit la plus fluide possible

▪ Traitement des emails

 

En collaboration avec la Chef de Réception, le/ l’Assistant(e) Chef de Réception :

▪ Vérifie l’ensemble des réservations effectuées dans les moindres détails avant l’arrivée des clients, afin de s’assurer que nous avons toutes les informations nécessaires pour personnaliser nos services

▪ S’assure que les mails pre-arrival aient bien été effectués par notre agent de réservation

▪ S’assure que toute demande client ait été prise en compte

▪ Gestion d’un « Guest Report » reprenant l’ensemble des informations clients en arrivée sur les jours qui arrivent afin de les communiquer aux différents chefs de service

▪ Vérifie le programme des arrivées et départs de nos clients quotidiennement pour s’assurer de l’organisation des transferts opérés par un prestataire extérieur

▪ Vérifie que les informations clients aient bien été mises á jour par l'équipe de Réception sur les Guest Profiles

▪ Contrôle les factures et lettres à remettre aux clients une fois le travail effectué par les réceptionnistes

▪ Contrôle les points IHG One Rewards effectué par les réceptionnistes après leur départ, en lien avec les procédures IHG

▪ Elabore les plannings de l’équipe de la Réception

 

En l'absence de la Chef de Réception, le/ l’Assistant(e) Chef de Réception :

▪ Participe aux meetings journaliers des chefs de service afin de leur communiquer les différents VIP attendus, et toute information nécessaire à la personnalisation de service

▪   Vérifie les rapports Nights en lien avec les procédures mises en place par la Chef de Réception et la Directrice Administrative et Financière

▪   Effectue un meeting avec le Gouvernant Général afin d’organiser de manière la plus fluide possible l’organisation du nettoyage des chambres en fonction des arrivées et départs du lendemain. Informer le Gouvernant Général des différents Late Check Out prévus, organisés en fonction des différents VIP, statuts membres IHG® One Rewards et avantages.

 

Aide et supervision des tâches opérationnelles :

▪ Accueillir les clients et s'assurer que leur voyage s'est bien passé

▪ Procéder aux formalités d'accueil, présenter les différentes prestations proposées par l’hôtel, tour du Resort 

▪ Accompagnement des clients en chambre 

▪ Communication avec nos différents prestataires concernant l’accueil et le départ de nos clients

▪ Gestion de standard téléphonique, prise de réservations, préparation des arrivées et des départs

▪ Respect des standards IHG®, personnalisation du service et reconnaissance des membres IHG® One Rewards

▪ Encaissement clients et gestion de caisse

▪ Répondre aux réclamations des clients de manière professionnelle et rapide

 

Attitude :

▪ Respecte les plannings et horaires établis par son responsable et assume toutes les fonctions liées à son poste pendant les horaires en vigueur

▪ Doit avoir un grooming impeccable : savoir-être, fierté de porter son uniforme (tenue et badge), apparence physique irréprochable

▪ Assiste à toutes les réunions et formations à la demande de son responsable

▪ Connaît parfaitement et respecte:

• Les procédures d’Hygiène et de Sécurité de l’hôtel
• Le Règlement Intérieur

▪ Fournit un service de qualité et de luxe 

▪ S’adresse aux clients poliment et avec courtoisie

▪ Informe son responsable de tout commentaire ou problème émanant d’un client

▪ Suit et participe aux réunions du service

▪ Suit et participe aux sessions de formation du service

▪ Applique la politique et les procédures de l’hôtel

▪ Applique la politique et les procédures IHG®

▪ Connaît tous les services et produits de l’hôtel

NB : Si un client émet un souhait non prévu dans cette fiche, le/ l’Assistant(e) Chef de Réception doit informer de la suite à donner auprès de son manager.

 

QUALIFICATIONS ET AUTRES EXIGENCES

 

Sens de l'accueil et du relationnel

• Accueille nos clients avec un sourire naturel et empathie
• Relation constante avec nos clients et tous les Collaborateurs de l’hôtel, dans le respect et compréhension

Travail d’équipe

• Coopère avec ses collègues de service / hôtel et superviseurs
• Participe activement en tant que membre d’équipe et établit de fortes relations de travail afin de délivrer des résultats positifs

Développement personnel / Motivation

• Recherche continuellement à améliorer son travail par soi-même ou avec l’assistance des autres
• Recherche des feed-back sur sa performance et se concentre sur ses points faibles
• Maximise les opportunités de se développer

Adaptabilité

• Est ouvert aux nouvelles idées et est prêt à effectuer des changements dans son travail si nécessaire
• Est capable de travailler sous pression durant les moments de forte activité et répond positivement aux changements sur son lieu de travail

Fiabilité

• S’assure que la qualité du travail correspond aux standards requis et réalise son travail dans le temps et consciencieusement avec un minimum de supervision
• Suit les standards, polices et procédures
• Respecte les horaires de travail et les standards d’hygiène et de présentation

Prise de responsabilité

• S’efforce de s’améliorer en permanence et prend des responsabilités pour améliorer son travail
• Prend des responsabilités supplémentaires notamment afin de répondre positivement et sans supervision aux différentes situations qui se présentent

Orienté client

• Construit et maintient des relations avec les clients internes (autres employés) et externes
• Comprend et anticipe les besoins des clients, prend des actions pour répondre à ces besoins et s’efforce d’aller au-delà des attentes des clients

Prise en compte des différentes cultures

• Travaille efficacement avec ses collègues de différentes cultures, de pays ou encore ayant des opinions différentes

Compréhension de son travail

• Comprend les exigences du poste et a les connaissances et capacités requises pour faire son travail correctement

Spécifications

• Maîtrise parfaite de l'anglais, une autre langue est également souhaitée
• Capacité d’analyse
• Attitude orientée client et commerciale
• Présentation et grooming impeccables
•  

TRUE HOSPITALITY

Les 4 compétences du True Hospitality : 

• True Attitude : Vous montrer attentionné et serviable, vouloir faire la différence et instaurer une relation de confiance avec nos clients.
• True Confidence : Posséder les connaissances et compétences nécessaires pour remplir votre rôle, et montrer à nos clients qu’ils peuvent compter sur nous durant leur séjour au sein de notre établissement.
• True Listening : Vous concentrer sur ce que le client vous dit, remarquer les petits détails souvent laissés de côté dans le comportement de l’autre, et comprendre ce dont le client a réellement envie et besoin.
• True Responsiveness : Savoir répondre aux besoins et attentes de chaque client avec attention et rapidité, et si possible savoir les anticiper.

At IHG, we’ve made a promise. As one of the world’s leading hotel groups, we’re here to deliver True Hospitality for Good. Making our guests and colleagues feel welcome, cared for, recognised and respected – wherever they are in the world. Want to be part of the journey?

As the world’s first and most global luxury hotel brand, InterContinental Hotels & Resorts has pioneered international travel since the 1940s, we are passionate about sharing our renowned international know-how and cultural wisdom in truly impressive surroundings. We all take great pride in being genuine ambassadors of the InterContinental®️ brand and to be part of the brand you will have a thirst for travel, passion for culture and appreciation for diversity. We create inspiring experiences for those seeking a richer perspective on the world. If you’d like to embrace a world of opportunities, we’d like to welcome you to the world’s most international luxury hotel brand.

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