Stage Document Control

Ben jij een nauwkeurige en gedreven luchtvaartstudent met een passie voor procesoptimalisatie en documentmanagement? TUI, een van de grootste namen in de reisindustrie, biedt een uitdagende meewerkstage voor derdejaars HBO-studenten binnen onze afdeling QSSE (Quality, Security, Safety, Emergency Response Program). Deze rol speelt een cruciale rol in het beoordelings- en publicatieproces van cruciale vliegdocumentatie.

 

De afdeling Document Control is een essentieel onderdeel van de Compliance-afdeling bij TUI, welke cruciaal is voor het handhaven van de hoogste standaarden van veiligheid en regelgeving binnen de luchtvaartmaatschappij. Deze afdeling bestaat uit de Compliance Monitoring Manager, de Quality Program Manager en verschillende auditors, die allemaal samenwerken om te verzekeren dat onze operationele praktijken voldoen aan zowel interne als externe wettelijke vereisten.

 

Binnen deze structuur is Document Control specifiek verantwoordelijk voor het coördineren van de beoordeling en publicatie van operationele documenten die worden aangeleverd door verschillende afdelingen binnen de organisatie. Ons team faciliteert het goedkeuringsproces door deze documenten ter beoordeling voor te leggen en onderhoudt contact met de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) om compliance te verzekeren. Uiteindelijk zorgen wij voor de publicatie van deze documenten, waarbij we garanderen dat essentiële informatie efficiënt en toegankelijk wordt gecommuniceerd aan de crew. Deze rol is fundamenteel voor het handhaven van de veiligheid en naleving van regelgeving binnen onze vliegoperaties.

Wat ga je doen

Tijdens deze stage verdeel je je tijd tussen praktische werkzaamheden (50%) en een onderzoeksproject (50%).

 

Praktische werkzaamheden

Als stagiair(e) Document Control bij TUI ben je de spil in het coördineren van het documentatieproces. Je belangrijkste taken zijn:

• Coördinatie van het beoordelingsproces: Samenwerken met verschillende afdelingen om alle documenten grondig te beoordelen en goed te keuren.
• Publicatie en distributie: Verantwoordelijk voor het tijdig en nauwkeurig publiceren van documenten op digitale platforms, zodat deze toegankelijk zijn voor de crew.
• Onderhoud van documentatie aan boord: Regelmatige bezoeken aan onze vloot en simulators op Schiphol om te zorgen dat alle hardcopy documenten actueel zijn.
• Internationale samenwerking: Onderhouden van dagelijkse contacten met collega’s van de overige vier TUI AOC’s om de documentstromen gestroomlijnd en consistent te houden.
• Procesverbetering: Identificeren en implementeren van procesverbeteringen binnen onze documentatieprocessen.

 

Onderzoeksproject

Binnen TUI is er een initiatief om de manier waarop we onze vliegdocumentatie beheren te verbeteren door over te stappen van het huidige PDF-formaat naar een flexibeler XML-formaat. Dit project is van cruciaal belang, omdat het huidige PDF-formaat beperkingen heeft in termen van navigatie en aanpassingsvermogen, wat het moeilijk maakt voor gebruikers om snel specifieke informatie te vinden. XML-bestanden bieden de mogelijkheid om documenten te filteren op alleen de benodigde informatie voor specifieke vliegoperaties en maken wijzigingen duidelijker zichtbaar in vergelijking met eerdere versies. Je rol in dit onderzoek omvat het grondig analyseren van de huidige documentatieprocessen, het identificeren van knelpunten en het voorstellen van verbeteringen door de implementatie van XML. Dit vereist een gedetailleerde planning van de overgang, inclusief aanpassingen aan ons Document Control System Manual (DCSM) om te voldoen aan EASA-regelgeving ORO.GEN.130(c).

 

Wat breng je mee

•  Je volgt een HBO-opleiding gerelateerd aan de luchtvaart.
• Kennis van en interesse in luchtvaartregelgeving en documentatieprocessen.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Zelfstandig, initiatiefrijk en stressbestendig.
• Minimaal 8 jaar woonachtig in Nederland voor een Verklaring van Geen Bezwaar, geen justitiële antecedenten, en in het bezit van een rijbewijs B.

Wat wij bieden

Een unieke kans om ervaring op te doen binnen een dynamische internationale luchtvaartomgeving, actieve deelname aan de kernprocessen van luchtvaartdocumentatie, diverse gezondheids- en welzijnsprogramma’s, uitgebreide leer-en ontwikkelmogelijkheden, en toegang tot bedrijfsbrede netwerk- en ontspanningsactiviteiten.

 

Duur en werkpatroon

Deze meewerkstage is fulltime voor een periode van vijf maanden, met een startdatum in september 2024. Voor deze stage is de mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken.

 

Interesse

Ben je klaar om aan boord te komen? Als jij je carrière naar een hoger niveau wilt tillen en direct wilt bijdragen aan de veiligheid en efficiëntie van onze vliegoperaties, wacht dan niet langer en solliciteer bij TUI.