Assistente de Direção - Octant Ponta Delgada

Descrição da Vaga

Responsável por apoiar o(a) Diretor(a) Geral na gestão da equipa, da operação e recursos do hotel garantindo o cumprimento dos standards/procedimentos e a oferta de um serviço de elevada qualidade aos clientes.

 

Principais Responsabilidades

Registar, preparar, ordenar, classificar e arquivar informação;
Preparar, verificar, formatar e transcrever correspondência de rotina, atas e relatórios ou projetos de acordo com as normas;
Propor e monitorizar calendários e prazos;
Registar pedidos, programar e organizar reuniões e efetuar marcação de viagens, transporte e alojamento aos superiores hierárquicos;
Acompanhar de forma ativa o recrutamento e seleção de todos os colaboradores/áreas da unidade;
Elaboração de ordens de compra ou aquisição;
Apoiar na organização e gestão de eventos;
Estabelecer contatos com outras áreas em matérias relacionadas com atividades da organização;
Digitalizar, registar e distribuir correio eletrónico, correspondência e documentos;
Organizar e supervisionar sistemas de arquivo;
Apoio na gestão do sistema de segurança do edifício e manutenção do mesmo;
Ordenar, abrir e enviar correio, fotocopiar e enviar documentos por correio, fax e correio eletrónico;
Responder a inquéritos telefónicos ou eletrónicos e reenvia-los;
Apoiar a gestão da unidade e coordenação das operações;
Assegurar a organização e coordenação da Unidade Hoteleira na ausência do Diretor Geral;
Supervisionar e controlar os vários departamentos garantindo o bom funcionamento de todas as áreas de negócio;
Garantir o bom funcionamento e condições dos outlets e áreas circundantes à unidade;
Assegurar e garantir as necessidades e satisfação máxima do cliente;
Assegurar o desenvolvimento de estratégias de controlo e minimização de custos;
Otimizar rácios de fidelização de clientes e de desenvolvimento do negócio;

 

Experiência que procuramos

Elevado sentido de responsabilidade;
Elevada capacidade de antecipação de problemas;
Forte capacidade analítica e de organização;
Boa capacidade de comunicação e relação interpessoal;
Forte capacidade de gestão de stress;
Foco no serviço e atendimento ao cliente;
Atitude proativa e polivalente;
Gosto pelo trabalho em equipa;
Respeito pela filosofia e visão do grupo;
Disponibilidade e Flexibilidade de Horários.
Conhecer as várias unidades do grupo DHM;
Respeito pela filosofia e visão do grupo;
Conhecer os SOP’s de Reservas diariamente;
Gosto pelo trabalho em equipa e de entreajuda.
Conhecer bem o DNA da DHM.