Sales Coordinator – Meetings, Events & Groups (H/F/X)

Situé au cœur de Bruxelles, sur l’Avenue de la Toison d’Or, Le Louise Hotel Brussels – MGallery Collection est un hôtel lifestyle haut de gamme, reconnu pour son élégance contemporaine, son service personnalisé et ses espaces dédiés aux séminaires, événements, groupes et réceptions. 

L’hôtel accueille une clientèle internationale, corporate et leisure, et propose une expérience alliant hospitalité, gastronomie, événements et art de vivre bruxellois. 

Mission générale 

Le/la Sales Coordinator – Meetings, Events & Groups est responsable du traitement commercial et administratif des demandes liées aux séminaires, événements, banquets, réceptions et groupes. 

Il/elle assure le suivi des dossiers depuis la demande initiale jusqu’à la confirmation, en veillant à fournir une réponse professionnelle, à assurer le suivi des options, à préparer les offres et contrats, ainsi qu’à sécuriser les dossiers confirmés. 

Dans l’organisation actuelle, les dossiers événements confirmés sont transmis au/à la Meeting Planner pour la préparation et le suivi opérationnel. Le périmètre du poste pourra toutefois évoluer en fonction des besoins de l’hôtel et de son organisation interne. 

Pour les dossiers groupes hébergement seuls / rooms only, le/la Sales Coordinator assure le suivi complet du dossier, de l’offre initiale jusqu’à la facturation finale. 

Principales responsabilités 

1) Gestion commerciale des demandes 

• Réceptionner, qualifier et traiter les demandes de séminaires, événements, banquets, réceptions et groupes. 
• Analyser les besoins du client et proposer une offre adaptée. 
• Préparer et envoyer les offres commerciales en fonction des disponibilités, de la stratégie tarifaire et des standards de l’hôtel. 
• Assurer le suivi des options, les relances clients et les confirmations. 
• Négocier les conditions commerciales dans le respect des directives internes. 
• Préparer et envoyer les contrats, proformas et documents nécessaires à la confirmation du dossier. 
• Participer activement à l’atteinte des objectifs de chiffre d’affaires Meetings, Events & Groups. 
• Respect and implementation of the company Brand standards. 

2) Sécurisation des dossiers confirmés 

• Vérifier que les dossiers confirmés sont complets et sécurisés avant transmission. 
• S’assurer que les éléments nécessaires sont bien repris dans le dossier : contrat signé, acompte ou garantie de paiement, coordonnées client, informations administratives, informations de facturation. 
• S’assurer que toutes les informations commerciales et administratives sont correctement encodées dans les systèmes internes. 
• Maintenir les dossiers complets, organisés et conformes aux procédures internes. 
• Préparer une transmission claire, complète et structurée du dossier confirmé au/à la Meeting Planner. 

3) Transmission au/à la Meeting Planner 

• Transmettre le dossier confirmé au/à la Meeting Planner une fois celui-ci sécurisé. 
• Fournir toutes les informations nécessaires à la reprise du dossier : conditions commerciales, éléments contractuels, garanties, demandes principales du client et particularités éventuelles. 
• Veiller à ce que la transmission permette une reprise efficace et fluide du dossier. 
• Rester disponible pour clarifier les aspects commerciaux ou administratifs du dossier après transmission si nécessaire. 

4) Upselling et optimisation du chiffre d’affaires 

• Identifier les opportunités d’upselling avant la confirmation du dossier. 
• Proposer des services additionnels adaptés aux besoins du client : restauration, pauses, hébergement, salles, équipements, transferts, activités externes ou autres prestations. 
• Contribuer à l’optimisation du revenu Meetings, Events & Groups. 
• Mettre à jour les informations clients et historiques commerciaux dans les systèmes internes. 
• Participer au développement d’une approche commerciale proactive et orientée revenu. 

Évolution du poste 

Cette description de poste est établie selon l’organisation actuelle de l’hôtel. 

Le/la Sales Coordinator pourra être amené(e), ponctuellement ou durablement, à soutenir ou prendre en charge certaines missions opérationnelles liées aux événements et groupes, notamment en cas d’évolution de l’organisation interne, d’absences, de volume d’activité ou de besoins opérationnels. 

Rattachement hiérarchique 

Le poste est rattaché à : 

• Meetings & Events Assistant Manager 
• Director of Sales & Marketing 

Profil recherché 

• Expérience en hôtellerie, groupes, événements ou coordination commerciale. 
• Bonne organisation et rigueur administrative. 
• Aisance relationnelle et sens du service client. 
• Esprit commercial et capacité à identifier les opportunités d’upselling. 
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. 
• Communication claire et professionnelle. 
• Maîtrise de Microsoft Office, Opera Cloud PMS, Opera Cloud S&C ou outils similaires. 
• Maîtrise professionnelle du français et de l’anglais. 
• La connaissance du néerlandais constitue un atout. 

Qualités personnelles 

• Excellente présentation. 
• Forte orientation client. 
• Sens du détail et rigueur. 
• Excellentes compétences en organisation et gestion du temps. 
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.