Sales and Guest Services Associate

About Finn Lough

Finn Lough is a unique retreat offering immersive experiences with a focus on sustainability, innovation, and bespoke service. From our signature Bubble Domes to our Spa and Dining, we provide a haven for guests seeking relaxation and connection with nature.

About the Role

We are looking for a friendly, motivated, and detail-oriented Sales & Guest Services Associate to join the team at Finn Lough. The ideal candidate will assist with reception duties and manage bookings, ensuring every guest has a seamless experience from the moment they reach out to the team until the time they check out. This position plays a vital role in providing exceptional customer service, acting as an ambassador for Finn Lough in representing its values to our guests.

Responsibilities

Reception Duties

• Greet and welcome guests in a warm and professional manner upon arrival.
• Check guests in and out efficiently, ensuring accurate documentation and payment processing.
• Answer phone calls, emails, and other guest enquiries promptly and professionally.
• Provide accurate information to guests regarding accommodation, dining, experiences, spa and local sites.
• Maintain an reception area, ensure the space is always welcoming

Reservations Management

• Manage and process guest reservations via phone, email, and online platforms.
• Respond to enquiries and provide accurate availability and pricing information.
• Ensure that all bookings are accurately entered into the reservation system and confirmed to guests.
• Assist with upselling and promoting available services, packages, and experiences.
• Monitor and manage cancellations, amendments, and special requests related to guest bookings.
• Ensure payments are accurate and reconciled on a daily basis.
• Liaise with the Sales team to ensure availability of offers and packages.
• Maintain up-to-date knowledge of current rates, availability, and promotional offers.

Guest Services & Customer Care

• Provide a high standard of customer service throughout the guest journey, ensuring a memorable stay.
• Handle any guest concerns or complaints promptly and professionally, escalating where necessary.
• Assist with organising additional guest services such as transportation, activities, and special requests.
• Ensure that guests' needs are anticipated and met, providing personalized experiences wherever possible.

Required Skills

• Previous experience in a customer-facing role, ideally within a hospitality or sales environment.
• Bachelors Degree or Higher in Hospitality or Tourism related subject is desirable
• Strong communication skills with a friendly and approachable demeanour.
• Proficient in using computer systems and booking software (experience with reservation systems is a plus).
• Excellent organisational and time-management skills.
• Ability to multitask and stay calm under pressure.
• Ability to work as part of a team and collaborate with various departments.
• High attention to detail and accuracy in all tasks.
• Flexibility to work varied shifts, including weekends and holidays as required.
• A passion for delivering exceptional customer service and ensuring guest satisfaction.
• A genuine interest in sustainability and contributing to environmentally conscious initiatives.